Bij een mediation wordt stap voor stap naar oplossingen gezocht. De volgorde is eerst informatie verzamelen, daarna beoordelen. Eerst overzicht verkrijgen over wat er speelt, dan oplossingen bepalen. Meestal worden 4 stappen gezet. Deze 4 stappen kunnen soms in één bijeenkomst worden gezet.
Stap 1. Opening
Bij de opening wordt kennis gemaakt, informatie uitgewisseld en een mediation overeenkomst getekend. De meeste tijd wordt bij stap 1 besteed aan bespreken wat er speelt en hoe de partijen het geschil bezien. Op die basis worden afspraken gemaakt over de verdere aanpak.
Stap 2. Onderzoeken
Belangen en achtergronden
De partijen geven aan welke belangen voor hen in het geding zijn en welke achtergronden voor hen bepalend zijn. De mediator plaatst dit in een overzicht. Hij onderscheidt gemeenschappelijke en eigen belangen. Er wordt besproken wat de partijen belangrijk vinden vanuit hun eigen achtergronden.
Oplossingen bepalen
Daarna worden zoveel mogelijk oplossingen op tafel gelegd. Deze oplossingen worden in een overzicht geplaatst. De oplossingen worden beoordeeld aan de hand van een aantal criteria zoals kosten & opbrengsten, uitvoerbaarheid, voorkeuren, etc.Stap 3. Onderhandelen
Met de uitkomsten van stap 2 wordt bepaald welke oplossingen het beste passen in de situatie van de partijen. Dat wordt getoetst aan gemeenschappelijke belangen van de partijen en aan hun eigen belangen. Daarbij wordt gelet op financierbaarheid, haalbaarheid, uitvoerbaarheid, voorkeuren, etc.
Stap 4. Beslissen
Het resultaat van stap 3 wordt opgenomen in een vaststellingsovereenkomst. In deze overeenkomst wordt ook opgenomen wat is overwogen en waar vanuit is gegaan. De vaststellingsovereenkomst kan worden opgesteld door de mediator. Hij checkt zorgvuldig of de partijen er volledig mee in kunnen stemmen. Als dat is gebeurd dan wordt de vaststellingsovereenkomst door de partijen getekend.